Repete comigo: “Não existe secretária que chegue pronta.”
Não importa se ela já passou por várias clínicas, se fez quinhentos cursos no mercado: ela ainda não conhece o seu consultório.
A sua nova secretária não sabe o que você quer para o seu negócio, não sabe quem são os seus pacientes e nem sabe como você quer que as coisas sejam feitas.
Não adianta você dizer que mostrou o sistema para ela e explicou como preencher duas ou três planilhas. Não é disso que estou falando.
Você, alguma vez na sua vida, já falou para a secretária quais são os valores do seu consultório?
Ela sabe quais são os princípios que determinam o comportamento, as decisões e a forma como ela deve se relacionar com os pacientes?
O médico raramente gasta tempo capacitando essa profissional.
Não existe um treinamento, um processo de adaptação, um período para que ela entenda como as coisas devem funcionar.
O médico simplesmente contrata a funcionária, explica em uma hora o que ela deveria saber e a coloca para agendar consultas.
Se ela não consegue ter bons resultados, ele cobra uma ou duas vezes, dizendo que não está satisfeito, e depois a troca por outra.
O ciclo se repete.
Faça o básico antes de contratar alguém.
Defina um bom job description: o que ela vai fazer, quais são as suas responsabilidades, pelo que ela será cobrada.
Escreva o manual (processo padrão) das atividades que ela vai realizar. Tudo o que ela precisa saber deve estar nesse material.
Prepare algo explicando a sua história, o contexto do consultório, no que você acredita e os próximos passos.
Defina um período de treinamento em etapas, pensando em pelo menos um mês de adaptação. Acompanhe de perto todo esse processo.
Depois eu posso detalhar mais isso para você, até mesmo em um vídeo, mas esse é o básico que vai te poupar muita dor de cabeça.
Até mais, sigo com você.
Aledi